Facturar a empresas de la UE: cómo funciona el IVA
Facturar a empresas de la UE sin IVA exige estar en el ROI, validar el NIF-IVA del cliente y presentar la declaración recapitulativa.
Por Ana Fernández Ortega, Responsable Dpto. Fiscal · Actualizado el
En resumen
Cuando facturas a una empresa de otro país de la UE, la operación suele quedar sin IVA español. Para ello necesitas estar dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios, comprobar que el NIF-IVA del cliente es válido y emitir la factura con la mención de exención. Después, esa operación se declara en la declaración recapitulativa. Si falla algún paso, puedes acabar repercutiendo IVA o perdiendo el derecho a la exención.
Facturar a empresas de la UE IVA es una de esas cosas que parecen sencillas hasta que llega la primera factura. La clave está en que no aplicas IVA español, pero tampoco cobras el IVA del país del cliente: la operación queda exenta.
Eso sí, para que la exención sea válida hay que cumplir un circuito con varios pasos. Si te saltas uno, la factura puede quedar mal emitida y generar problemas después.
Lo esencial
- 1Debes estar dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios (ROI) para poder emitir facturas sin IVA a empresas de la UE.
- 2El NIF-IVA del cliente hay que comprobarlo en la web de la Agencia Tributaria antes de emitir la factura.
- 3La factura debe llevar la mención de exención y el NIF-IVA de ambas partes.
- 4La operación se declara en la declaración recapitulativa.
- 5Si el cliente no tiene NIF-IVA válido, la operación tributa como una entrega interior.
El registro de operadores intracomunitarios (ROI)
Para facturar sin IVA a una empresa de otro país de la UE, lo primero es estar dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios, conocido como ROI. Es un censo que lleva la Agencia Tributaria y que identifica a quienes realizan operaciones intracomunitarias.
Si no estás en el ROI, no puedes emitir la factura sin IVA. Aunque el cliente sea una empresa de la UE, tendrías que repercutir el IVA español y, probablemente, el cliente no lo acepte.
Darse de alta es un trámite relativamente sencillo, pero conviene hacerlo antes de emitir la primera factura. Si tienes dudas, en asesoramiento integral para pymes y autónomos te ayudamos a revisar tu situación.
Comprobar el NIF-IVA del cliente
El segundo paso es verificar que el NIF-IVA que te da tu cliente es válido. No basta con que te lo escriba en un correo: hay que comprobarlo en la web de la Agencia Tributaria, en el servicio de validación de NIF intracomunitarios.
Si el NIF no es válido, la operación no puede considerarse entrega intracomunitaria exenta. En ese caso, tributaría como una operación interior y tendrías que repercutir el IVA español.
Guarda una captura o un justificante de la comprobación. Es la prueba de que actuaste con diligencia. Si el cliente te da un NIF falso o de baja, tú quedas protegido si puedes demostrar que lo verificaste.
La factura sin IVA y la mención de exención
Con el ROI activo y el NIF validado, ya puedes emitir la factura. No incluyes IVA español, pero tampoco el IVA del país del cliente. La factura debe llevar una mención que indique que la operación está exenta por ser una entrega intracomunitaria.
Además, deben figurar los NIF-IVA de ambas partes, incluido el tuyo con el prefijo del país. Es importante que la factura esté bien identificada para que el cliente pueda deducirla en su país.
Si tu cliente te pide que incluyas el IVA de su país, no lo hagas: eso sería una operación diferente. En mercantil revisamos tus facturas y contratos para que todo encaje.
La declaración recapitulativa
Las operaciones intracomunitarias no se declaran solo en el IVA trimestral o mensual. Hay que presentar además una declaración recapitulativa, que es un resumen de las entregas y adquisiciones realizadas con empresas de otros países de la UE.
En ella se detallan los NIF-IVA de los clientes, el importe de las operaciones y el tipo de operación. Se presenta periódicamente, normalmente de forma trimestral, aunque puede ser mensual si superas cierto volumen.
Es una obligación independiente de la declaración de IVA. Si no la presentas, Hacienda puede sancionarte. Llevar un control ordenado de estas operaciones es clave.
Errores frecuentes y cómo evitarlos
Uno de los errores más habituales es no comprobar el NIF-IVA antes de facturar. Otro es emitir la factura sin la mención de exención o con el NIF incorrecto.
También es frecuente olvidar la declaración recapitulativa o presentarla con datos erróneos. Para evitarlo, lleva un registro actualizado de clientes intracomunitarios y revisa cada operación antes de cerrar el trimestre.
Si tienes dudas, lo mejor es consultar con un asesor. En contacto puedes plantearnos tu caso concreto.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar sin IVA a una empresa de la UE si no estoy en el ROI?
No. Para aplicar la exención en una entrega intracomunitaria es obligatorio estar dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios. Si no lo estás, debes repercutir el IVA español.
¿Cómo compruebo el NIF-IVA de mi cliente?
Puedes validarlo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en el servicio de comprobación de NIF intracomunitarios. Guarda el justificante de la consulta.
¿Qué pasa si el NIF-IVA del cliente no es válido?
La operación no se considera entrega intracomunitaria exenta. Tributará como una operación interior y tendrás que repercutir el IVA español.
¿Estoy obligado a presentar la declaración recapitulativa?
Sí, si realizas operaciones intracomunitarias. Es una declaración informativa que se presenta aparte de la liquidación de IVA.
Fuentes oficiales
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