El primer año de una sociedad: todo lo que hay que presentar
Recorrido completo por las obligaciones del primer año de una sociedad, desde el alta censal hasta el depósito de cuentas.
Por Juan Jesús del Águila Ferrer, Director General · Actualizado el
En resumen
El primer año de una sociedad arranca con el alta censal y sigue con obligaciones que no dependen de que haya ingresos: libros contables y societarios, declaraciones periódicas, cierre del ejercicio, junta general y depósito de cuentas en el Registro Mercantil. Aunque la sociedad no facture nada, esas obligaciones siguen vivas. El error más caro de los primeros meses es creer que, sin actividad, no hay nada que presentar.
Lo esencial
- 1Constituir la sociedad es el punto de partida, no el final del proceso.
- 2Las obligaciones fiscales y contables nacen con la sociedad, no con la primera factura.
- 3El alta censal y el alta de los socios que trabajan son trámites distintos y ambos necesarios.
- 4Los libros contables y societarios deben llevarse desde el primer día de actividad.
- 5El cierre, la junta y el depósito de cuentas se preparan durante el año, no el último día.
El día uno no es el final: qué se acaba de poner en marcha
Cuando la sociedad queda inscrita en el Registro Mercantil, nace una persona jurídica con obligaciones propias. Desde ese momento tiene un patrimonio, unos socios, un administrador y una contabilidad que llevar. Nada de eso espera a que llegue el primer cliente.
Es habitual pensar que una sociedad sin actividad no tiene nada que presentar. Es justo al contrario: la sociedad existe y, por existir, ya está sujeta a obligaciones. Este malentendido es el error más caro de los primeros meses, porque las consecuencias se acumulan en silencio.
Si acabas de constituir la sociedad, en constitución de sociedades en Almería tienes el punto de partida. A partir de ahí, empieza el calendario que recorre esta guía.
El alta censal: la sociedad se presenta ante Hacienda
El alta censal es el trámite que declara ante la Administración que la sociedad existe y va a operar. Se presenta tras la constitución y sirve para comunicar el domicilio fiscal, la actividad, el régimen y los datos de los administradores.
De este alta depende que la sociedad quede correctamente identificada para todo lo que venga después: notificaciones, declaraciones y requerimientos. Un alta mal planteada genera avisos y requerimientos que se arrastran durante meses.
Conviene revisar la actividad declarada con calma. No es lo mismo el epígrafe que describe lo que la sociedad hace hoy que el que describirá lo que hará dentro de un año. Si la actividad cambia, el alta se modifica.
Los socios que trabajan en la sociedad: su propia alta
El alta de la sociedad no cubre a las personas. Los socios que trabajan en la sociedad de forma habitual y remunerada necesitan su propio encaje, que no es el mismo que el de un empleado por cuenta ajena.
La situación de cada socio depende de su participación, de sus funciones y de si cobra o no por ellas. No hay una respuesta única: hay que mirar el caso concreto antes de decidir cómo se da de alta.
Este punto se cruza con el ámbito laboral y con el societario, así que conviene resolverlo pronto. En mercantil puedes ver cómo se tratan estas cuestiones cuando la sociedad y los socios van de la mano.
La contabilidad y los libros: desde el primer día
La sociedad está obligada a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. Esa contabilidad arranca con la primera operación, aunque la primera operación sea un gasto de constitución o el propio capital.
Además de los libros contables, la sociedad lleva libros societarios: el libro de socios y el de actas, entre otros. En ellos se refleja quién es socio, qué se decide en las juntas y qué acuerdos se adoptan.
Estos libros no se rellenan al final del año de golpe. Se construyen día a día. Una contabilidad descuidada durante meses obliga después a reconstruir operaciones con la memoria, y eso siempre sale mal.
Las declaraciones periódicas: el calendario que no para
A lo largo del año, la sociedad presenta declaraciones de forma periódica. Algunas son mensuales o trimestrales, y otras se refieren a retenciones o a pagos a cuenta. El detalle depende del régimen en el que esté la sociedad y de su actividad.
El error típico es no presentar nada porque no hay resultado. Presentar una declaración sin actividad es una obligación distinta de pagar. Son dos cosas separadas y confundirlas genera recargos.
Por eso conviene fijar desde el principio quién lleva el calendario y con qué antelación se prepara cada vencimiento. La improvisación en estas fechas se paga cara.
El cierre del ejercicio, la junta y el depósito de cuentas
Cuando termina el ejercicio, la sociedad formula sus cuentas anuales. Ese cierre no es solo un trámite contable: es la foto de lo que ha pasado en el año, con balance, cuenta de resultados y memoria.
Después, la junta general de socios se reúne para aprobar esas cuentas. Es un acto societario con sus formalidades: convocatoria, celebración y acta. Sin junta no hay cuentas aprobadas.
Una vez aprobadas, las cuentas se depositan en el Registro Mercantil. El depósito tiene un plazo y su incumplimiento tiene consecuencias, entre ellas el cierre de la hoja registral de la sociedad. Ese cierre bloquea trámites y complica la vida de la sociedad.
Todo este bloque se prepara durante el año. Si la contabilidad está al día y las juntas se documentan, el cierre es un trámite. Si no, se convierte en un problema.
Qué pasa si la sociedad no factura nada
La sociedad sin actividad sigue existiendo. Sigue teniendo que llevar contabilidad, presentar sus declaraciones y, llegado el caso, cerrar el ejercicio y depositar cuentas.
Lo que cambia no es la obligación, sino el contenido: habrá menos operaciones que registrar y declarar. Pero el calendario y las formalidades se mantienen.
Si la sociedad va a estar parada mucho tiempo, hay decisiones que conviene valorar, como mantenerla inactiva o plantear otra salida. Es una decisión con efectos fiscales y mercantiles, y merece un análisis antes de tomarla.
Cuando tengas dudas sobre tu caso concreto, puedes plantearlas en contacto y revisamos la situación con los datos delante.
Cómo lo hacemos
- 01
Alta censal
Declara la sociedad ante la Administración con su domicilio, actividad y administradores.
- 02
Alta de los socios que trabajan
Resuelve el encaje de cada socio que trabaja en la sociedad de forma habitual y remunerada.
- 03
Contabilidad y libros al día
Lleva la contabilidad y los libros societarios desde la primera operación, no al final del año.
- 04
Cierre, junta y depósito
Formula las cuentas, apruébalas en junta y deposítalas en el Registro Mercantil dentro de plazo.
Preguntas frecuentes
¿Una sociedad sin actividad tiene que presentar declaraciones?
Sí. La sociedad existe desde su inscripción y mantiene sus obligaciones fiscales y contables. Lo que cambia es el contenido de lo que se declara, no la obligación de hacerlo.
¿Puedo dejar la contabilidad para el final del año?
No es recomendable. La contabilidad se construye con las operaciones del día a día. Reconstruirla meses después obliga a trabajar con datos incompletos y multiplica los errores.
¿Qué pasa si no deposito las cuentas anuales?
El incumplimiento del depósito tiene consecuencias, entre ellas el cierre de la hoja registral de la sociedad, que bloquea determinados trámites. Conviene no llegar a esa situación.
¿Los socios que trabajan en la sociedad tienen que darse de alta aparte?
Sí, el alta de la sociedad no cubre a las personas. El encaje de cada socio depende de su participación, sus funciones y si cobra por ellas, por lo que hay que analizarlo caso por caso.
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